Formacion y Estructura

Parte III: Acuerdo municipal, oficina de energia, formacion, gobernanza y comunicacion

Cap. 10: Acuerdo Municipal

Capitulo 10: Acuerdo Municipal

10.1 Por Que un Acuerdo del Concejo?

Un Acuerdo Municipal es la herramienta juridica mas poderosa que tiene el municipio para impulsar las comunidades energeticas. A diferencia de un decreto del alcalde (que puede ser revocado por el siguiente alcalde), un acuerdo del concejo:

10.2 Contenido del Acuerdo

El Acuerdo Municipal debe contener como minimo:

  1. Considerandos: Referencia al Decreto 2236/2023, CREG 101 072/2025, Ley 1715/2014, Ley 2099/2021, y al Plan de Desarrollo Municipal
  2. Articulo 1 -- Objeto: Declarar las comunidades energeticas como politica publica municipal
  3. Articulo 2 -- Definiciones: Definir comunidad energetica, AGRC, GDC, conforme al marco regulatorio nacional
  4. Articulo 3 -- Metas: Establecer metas cuantificables (numero de comunidades, capacidad instalada, hogares beneficiados)
  5. Articulo 4 -- Recursos: Autorizar la asignacion de recursos del presupuesto municipal para el programa
  6. Articulo 5 -- Activos publicos: Autorizar la cesion de uso de techos y terrenos publicos municipales para instalacion de sistemas de generacion solar
  7. Articulo 6 -- Coordinacion: Crear o designar la oficina o punto focal encargado del programa
  8. Articulo 7 -- Articulacion: Instruir a la administracion municipal para articularse con FENOGE, IPSE, CREG y otras entidades nacionales
  9. Articulo 8 -- Rendicion de cuentas: Establecer la obligacion de informar semestralmente al concejo sobre los avances del programa
  10. Articulo 9 -- Vigencia: Definir la vigencia del acuerdo (permanente o por periodo)

La plantilla completa del texto del acuerdo se encuentra en el Capitulo 24.

10.3 Proceso de Aprobacion

Paso Responsable Tiempo Estimado
Elaboracion del proyecto de acuerdo Secretaria de Planeacion / Asesores 2-3 semanas
Socializacion con concejales Alcalde 1-2 semanas
Presentacion formal al Concejo Alcalde o Secretario de Gobierno 1 sesion
Debate y aprobacion Concejo Municipal 1-2 sesiones (2-4 semanas)
Sancion del Alcalde Alcalde 1 semana
Publicacion Secretaria de Gobierno 1 semana
Total 6-10 semanas

10.4 Estrategia Politica

Para asegurar la aprobacion del acuerdo:

Cap. 11: Oficina de Energia Comunitaria

Capitulo 11: Oficina de Energia Comunitaria

11.1 Modelos de Organizacion

Dependiendo del tamano y recursos del municipio, hay tres modelos posibles:

Modelo 1 -- Punto Focal (Municipios Categoria 5-6):
- Un funcionario de la Secretaria de Planeacion asume la coordinacion como funcion adicional
- Costo: COP $0 adicional (reasignacion de funciones)
- Tiempo dedicado: 30-50% de su jornada
- Adecuado para municipios con 1-3 proyectos

Modelo 2 -- Coordinador Dedicado (Municipios Categoria 3-4):
- Se contrata un coordinador de energia comunitaria por contrato de prestacion de servicios
- Costo: COP $3,000,000 - $5,000,000/mes
- Perfil: Ingeniero electrico, ambiental o administrador con experiencia en gestion de proyectos
- Tiempo dedicado: 100%
- Adecuado para municipios con 3-10 proyectos

Modelo 3 -- Oficina de Energia (Municipios Categoria 1-2, Capitales):
- Se crea una oficina con equipo de 2-3 personas: coordinador, profesional tecnico, profesional social
- Costo: COP $12,000,000 - $20,000,000/mes
- Adecuado para programas de 10+ proyectos
- Puede ser financiado con recursos FENOGE o cooperacion internacional

11.2 Terminos de Referencia del Punto Focal

Objetivo del cargo: Coordinar la implementacion del programa de comunidades energeticas del municipio, articulando a las comunidades, el operador tecnico (CleantechHUB/Venture Builder), las entidades nacionales (FENOGE, IPSE, CREG), y la administracion municipal.

Funciones principales:
1. Coordinar el diagnostico territorial y el mapeo de comunidades
2. Facilitar la constitucion de comunidades energeticas
3. Gestionar los tramites de permisos y uso de activos publicos ante la administracion municipal
4. Articular con FENOGE, IPSE y otras entidades nacionales para acceso a cofinanciamiento
5. Supervisar la ejecucion de los proyectos en el territorio
6. Preparar informes de avance para el alcalde y el concejo municipal
7. Coordinar las actividades de comunicacion y socializacion con la ciudadania
8. Participar en las reuniones del comite fiduciario y de la comunidad energetica

Perfil requerido:
- Profesional en ingenieria electrica, ambiental, administracion publica o ciencias sociales
- Experiencia minima de 2 anos en gestion de proyectos de desarrollo o energia
- Conocimiento del marco regulatorio de energia renovable (deseable)
- Habilidades de comunicacion y trabajo comunitario
- Dominio de herramientas ofimáticas y gestion de proyectos

11.3 Recursos Minimos

Recurso Modelo 1 (Punto Focal) Modelo 2 (Coordinador) Modelo 3 (Oficina)
Personal 1 funcionario (30-50% dedicacion) 1 coordinador (100%) 3 profesionales
Espacio Escritorio existente Oficina compartida Oficina dedicada
Presupuesto operativo/mes COP $500,000 COP $2,000,000 COP $5,000,000
Transporte Vehiculo municipal Vehiculo + viaticos Vehiculo dedicado
Equipos Computador existente Computador + impresora Equipos completos
Comunicaciones Linea telefonica existente Celular + datos Linea fija + celulares

Cap. 12: Formacion de la Comunidad Energetica

Capitulo 12: Formacion de la Comunidad Energetica

12.1 Ruta de Formacion Paso a Paso

Paso 1: Asamblea Informativa (Semana 7-8)
- Convocar a la comunidad seleccionada a una asamblea informativa
- Presentar el concepto de comunidad energetica, beneficios, obligaciones
- Responder preguntas y preocupaciones
- Recoger manifestaciones de interes por escrito
- Minimo de asistentes para continuar: 20 personas (requisito minimo para cooperativa; 10 para asociacion)

Paso 2: Capacitacion Basica (Semana 8-10)
- Taller de 8 horas (puede ser en 2 sesiones de 4 horas):
- Que es una comunidad energetica (2 horas)
- Como funciona la energia solar (2 horas)
- Derechos y obligaciones de los miembros (2 horas)
- Gobernanza y toma de decisiones (2 horas)
- Material: Cartillas pedagogicas FENOGE/OIM (disponibles del programa EN-Comunidad)

Paso 3: Asamblea de Constitucion (Semana 10-11)
- Acta de constitucion firmada por los fundadores (minimo 10 para asociacion, 20 para cooperativa)
- Aprobacion de estatutos
- Eleccion de junta directiva (3-5 miembros)
- Eleccion de comite de vigilancia (3 miembros)
- Designacion de representante legal
- Definicion de aportes de los miembros

La plantilla del acta de constitucion se encuentra en el Capitulo 25.
Los estatutos modelo se encuentran en el Capitulo 26.

Paso 4: Registro en Camara de Comercio (Semana 11-13)
- Documentos requeridos:
- Acta de constitucion con firmas de los fundadores
- Estatutos aprobados en asamblea
- Copia de cedula del representante legal
- Formulario RUES (Registro Unico Empresarial y Social)
- Pago de derechos de registro
- Costo: COP $200,000 - $500,000 (dependiendo de la Camara de Comercio)
- Tiempo: 5-10 dias habiles

Paso 5: Obtencion del NIT ante la DIAN (Semana 13-14)
- Inscripcion en el RUT (Registro Unico Tributario)
- Obtencion del NIT (Numero de Identificacion Tributaria)
- Tiempo: 3-5 dias habiles (tramite en linea o presencial)

Paso 6: Registro RUCE (Semana 14-15)
- Inscripcion en el Registro Unico de Comunidades Energeticas (Resolucion 40509/2024)
- Documentos: NIT, estatutos, acta de constitucion, listado de miembros
- Se realiza ante el Ministerio de Minas y Energia
- Tiempo: 15-30 dias habiles

Paso 7: Registro como Comunidad Energetica ante CREG (Semana 15-16)
- Registro como AGRC o GDC (segun la configuracion del proyecto)
- Documentos: Registro RUCE, informacion tecnica del proyecto, contrato con operador de red
- Se realiza ante la CREG
- Tiempo: 30-60 dias habiles

12.2 Cronograma Resumido

Semana Actividad Responsable Entregable
7-8 Asamblea informativa CTH + Municipio Acta de reunion, lista de interesados
8-10 Capacitacion basica CTH Certificados de capacitacion
10-11 Asamblea de constitucion Comunidad + CTH Acta de constitucion, estatutos
11-13 Registro Camara de Comercio CTH + Comunidad Certificado de existencia
13-14 NIT ante DIAN CTH + Comunidad RUT y NIT
14-15 Registro RUCE CTH Certificado RUCE
15-16 Registro CREG CTH Registro como AGRC o GDC

Cap. 13: Gobernanza Comunitaria

Capitulo 13: Gobernanza Comunitaria

13.1 Estructura de Gobernanza

Toda comunidad energetica debe tener al minimo tres organos de gobierno:

1. Asamblea General de Asociados
- Organo supremo de decision
- Conformada por todos los miembros
- Se reune ordinariamente una vez al ano
- Se reune extraordinariamente cuando sea convocada por la junta directiva, el comite de vigilancia, o el 20% de los miembros
- Quorum: mayoria simple de los miembros (50%+1)
- Decisiones por mayoria simple, excepto reformas de estatutos (2/3) y disolucion (3/4)

Funciones de la Asamblea:
- Aprobar el plan de trabajo y presupuesto anual
- Elegir y revocar junta directiva y comite de vigilancia
- Aprobar los estados financieros
- Aprobar la admision y exclusion de miembros
- Reformar los estatutos
- Decidir sobre la distribucion de excedentes
- Aprobar la disolucion y liquidacion
- Decidir sobre la transicion a cooperativa (si aplica)

2. Junta Directiva
- 3-5 miembros elegidos por la asamblea
- Periodo: 2 anos, reelegibles por un periodo adicional
- Reuniones: mensuales (minimo)

Cargo Funciones Principales
Presidente/a Representacion legal, convocatoria de reuniones, firma de contratos
Vicepresidente/a Suplir al presidente en ausencia, coordinar comites
Secretario/a Actas, correspondencia, registro de miembros
Tesorero/a Manejo de fondos, estados financieros, cobro de aportes
Vocal Funciones delegadas por la junta

3. Comite de Vigilancia
- 3 miembros elegidos por la asamblea (no pueden ser miembros de la junta directiva)
- Periodo: 2 anos
- Funcion: Supervisar la gestion de la junta directiva, verificar estados financieros, atender quejas de los miembros
- Obligacion de informar a la asamblea sobre irregularidades

13.2 Comites de Trabajo (Opcionales pero Recomendados)

Comite Funciones Miembros
Comite Tecnico Supervisar la instalacion y funcionamiento del sistema solar; coordinar con el operador 2-3 personas con interes/aptitud tecnica
Comite Social Comunicacion con la comunidad, organizacion de asambleas, integracion de nuevos miembros 2-3 personas con liderazgo comunitario
Comite Financiero Seguimiento al presupuesto, cobro de aportes, supervision de distribuciones 2-3 personas con aptitud para numeros

13.3 Protocolo de Toma de Decisiones

Tipo de Decision Organo que Decide Quorum Mayoria Requerida
Admision de nuevos miembros Junta Directiva 3/5 miembros Simple
Exclusion de miembros Asamblea General 50%+1 de miembros Simple
Presupuesto anual Asamblea General 50%+1 de miembros Simple
Reforma de estatutos Asamblea General 50%+1 de miembros 2/3 de los presentes
Disolucion Asamblea General 2/3 de miembros 3/4 de los presentes
Contratos > COP $10M Junta Directiva 4/5 miembros Unanimidad
Contratos < COP $10M Presidente con visto bueno del tesorero N/A N/A
Distribucion de excedentes Asamblea General 50%+1 de miembros Simple

13.4 Protocolo de Resolucion de Conflictos

  1. Primer nivel (interno): El miembro presenta su queja ante la junta directiva por escrito. La junta tiene 15 dias para responder.
  2. Segundo nivel (comite de vigilancia): Si el miembro no esta satisfecho, eleva la queja al comite de vigilancia. El comite tiene 15 dias para mediar.
  3. Tercer nivel (asamblea extraordinaria): Si no se resuelve, el comite de vigilancia convoca asamblea extraordinaria para tratar el tema.
  4. Cuarto nivel (conciliacion externa): Si la asamblea no resuelve, se acude a un centro de conciliacion o a la Personeria Municipal.

Cap. 14: Plan de Comunicacion

Capitulo 14: Plan de Comunicacion

14.1 Audiencias Clave

Audiencia Mensaje Principal Canal
Comunidad/Hogares "Reduzca su factura de energia y sea dueno de su propia energia" Asambleas, WhatsApp, perifoneo, carteleras
Concejo Municipal "Ahorro en presupuesto + empleo + cumplimiento de metas nacionales" Presentaciones formales, informes tecnicos
Lideres comunitarios (JAC) "Su organizacion puede liderar la transicion energetica del barrio/vereda" Reuniones directas, talleres
Sector privado local "Oportunidad de negocio: instalacion y mantenimiento solar" Camara de Comercio, eventos empresariales
Medios locales "El municipio lidera la transicion energetica en el departamento" Comunicados de prensa, eventos publicos
Entidades nacionales "El municipio esta organizado y listo para recibir apoyo de FENOGE/IPSE" Cartas formales, reuniones institucionales

14.2 Estrategia de Comunicacion por Fase

Fase 1 -- Sensibilizacion (Semanas 1-6):
- Nota de prensa: "El municipio de [X] inicia diagnostico para comunidades energeticas"
- Publicacion en redes sociales de la alcaldia
- Reunion informativa con medios locales
- Entrevista del alcalde en emisora comunitaria

Fase 2 -- Movilizacion (Semanas 7-16):
- Invitaciones a asambleas comunitarias (perifoneo, carteleras, WhatsApp)
- Video corto (2-3 minutos) explicando el programa en lenguaje sencillo
- Testimonios de beneficiarios de otras comunidades energeticas (usar videos de Bocas del Palo, Barranquilla, Sol de Perija)
- Jornada puerta a puerta en barrios/veredas priorizados

Fase 3 -- Ejecucion (Semanas 17-26):
- Documentacion fotografica y de video de la construccion
- Actualizaciones semanales en el grupo de WhatsApp de la comunidad
- Visita guiada para concejales y medios al sitio de construccion

Fase 4 -- Resultados (Semana 27+):
- Evento de inauguracion con participacion del alcalde, concejales, comunidad
- Informe publico de resultados (ahorro, empleos, CO2 evitado)
- Nota de prensa: "El municipio de [X] ahorra [Y]% en energia con su comunidad energetica"
- Reporte trimestral a la comunidad con datos de generacion y ahorro

14.3 Mensajes Clave (para Adaptar por el Municipio)

Para hogares:
- "Con la comunidad energetica, su factura de energia puede bajar entre 30% y 60%"
- "Usted puede ser dueno de su propia energia limpia, invirtiendo desde COP $50,000"
- "La energia solar no contamina, no hace ruido, y funciona por mas de 25 anos"

Para el concejo:
- "El programa le ahorra al municipio COP [X] millones al ano en facturas de energia"
- "FENOGE cofinancia entre el 50% y el 70% del costo del proyecto -- el municipio no tiene que pagar todo"
- "Estamos cumpliendo con la meta del Plan Nacional de Desarrollo de 20,000 comunidades energeticas"

Para entidades nacionales:
- "El municipio ya cuenta con Acuerdo Municipal, punto focal designado, comunidades constituidas y diagnostico territorial completado"
- "Estamos listos para recibir cofinanciamiento de FENOGE y asistencia tecnica"