| Rol | Responsabilidad principal |
|---|
| Project Manager / Líder de Proyecto | Montar la solicitud de pago con soportes (Drive u Odoo). |
| Contadora Externa (JV Soluciones) | Verificar impuestos, retenciones y aportes; emitir comprobantes contables. |
| Representante Legal (Gideon Blaauw) | Validar coherencia presupuestal; autorizar y ejecutar pagos. |
| Aliados financieros externos | Validar pagos dentro del flujo financiero del proyecto. |
## 5. Flujo del Proceso de Pago
**Fase 1 — Solicitud:** reunir cuenta de cobro/factura, certificación bancaria, soportes de seguridad social, acta de conformidad; diligenciar formulario (F-CTH-PAG-001); nombrar archivos CTH-PAG-\[AÑO\]-\[N° Contrato\]-\[Nombre\].
**Fase 2 — Verificación contable y fiscal (JV Soluciones):** revisar soportes; aplicar Retefuente, ICA, IVA; validar salud y pensión; comprobante (F-CTH-PAG-003).
**Fase 3 — Revisión presupuestal, aprobación y ejecución (Representante Legal):**verificar disponibilidad; registrar en Control de Flujo de Caja; ejecutar transferencia; adjuntar comprobante (F-CTH-PAG-004).
**Fase 5 — Registro contable y archivo:** registrar transacción; archivar en carpeta del proyecto; actualizar extracto mensual (F-CTH-PAG-005).
## 6. Documentos soporte por pago
Solicitud de pago; cuenta de cobro/factura; certificación bancaria; soportes de seguridad social; acta de entrega; comprobante contable con retenciones; comprobante de transferencia.
## 7. Controles de Seguridad y Auditoría
- Carpetas de pagos en Drive institucional con permisos restringidos.
- Solo el Representante Legal ejecuta pagos.
- Revisión mensual de trazabilidad por la contabilidad externa.
- **Conservación de comprobantes: mínimo 7 años** (alineado al subacuerdo WRI §D.7; la versión original del manual indicaba 5 años — corregido para la auditoría BDO).
## 8. Fechas estipuladas
Dos ciclos mensuales: 5–10 y 20–25 de cada mes. Pagos fuera de ciclo requieren autorización expresa del Representante Legal.
## Anexos y formatos
F-CTH-PAG-001 Solicitud · F-CTH-PAG-002 Control de Flujo de Caja · F-CTH-PAG-003 Comprobante Contable y Retenciones · F-CTH-PAG-004 Aprobación de Pago · F-CTH-PAG-005 Extracto Mensual.
*Representante Legal: Gideon Blaauw*
# Manual de Procurement / Proveeduría
**Documento fuente:** [Manual de Procurement / Proveeduría (Drive)](https://docs.google.com/document/d/1PdM1BjHGy29q3K2zY1jIdVTFLmPdAleiCwR3R6d0KMY)
*Página creada en BookStack como copia oficial (SSOT) para la auditoría BDO. Documento fuente original enlazado en cada política. Reconstrucción no retroactiva: la fecha de creación en el wiki es la fecha de publicación, no la fecha de aplicación histórica de la política.*
# Manual de Procurement / Proveeduría
**Fundación CleantechHUB** · Versión 1.0 — Actualizado a octubre de 2025 · NIT 901.523.941-9
## 1. Objetivo
Definir políticas, procedimientos y responsabilidades para la adquisición de bienes y servicios, garantizando eficiencia, transparencia, control presupuestal y cumplimiento normativo.
## 2. Alcance
Aplica a compras o contrataciones de bienes y servicios para la operación o ejecución de proyectos (materiales, equipos, software, consultorías, logística, proveedores externos, compras con recursos de cooperación). No aplica a contratación de personal/consultores individuales (ver Manual de Contratación).
## 3. Principios rectores
Transparencia · Eficiencia · Legalidad · Competitividad · Sostenibilidad · Integridad (evitar conflictos de interés).
## 4. Roles
| Rol | Responsabilidad |
|---|
| Solicitante / Líder de Área | Identificar necesidad, justificar requerimiento. |
| Project Manager / Admin | Primer filtro y verificación de oferentes. |
| Comité Técnico de Evaluación | Evaluación técnica, recomendación de proveedor. |
| Líder de Tecnología / SST (Angélica Díaz) | Gobernanza, seguridad, confidencialidad. |
| Analista Financiero (Felipe Álvarez) | Disponibilidad presupuestal. |
| Representante Legal (Gideon Blaauw) | Aprobar y firmar contratos / órdenes de compra. |
| Contabilidad Externa (JV Soluciones) | Registrar la compra; retenciones e impuestos. |
## 5. Flujo (8 fases)
1. Identificación de necesidad — F-CTH-PRO-001.
2. Publicación de oferta / solicitud de cotizaciones (TDR/RFQ) — mínimo 3 días hábiles — F-CTH-PRO-002.
3. Recepción y preselección — Matriz de comparación — F-CTH-PRO-003.
4. Evaluación técnica y selección: Técnica 40% · Económica 40% · Sostenibilidad/Cumplimiento 20% — F-CTH-PRO-004.
5. Verificación y aprobación — F-CTH-PRO-005.
6. Contratación / Orden de Compra — código CTH-PRO-\[AÑO\]-\[N°\] — F-CTH-PRO-006.
7. Recepción y verificación — Acta de Conformidad — F-CTH-PRO-007.
8. Registro contable y archivo — F-CTH-PRO-008.
## 6. Controles y seguridad
- Documentos en Drive institucional / carpeta Procurement.
- Prohibido contratar con familiares directos o empresas propias (conflicto de interés).
- **Toda compra mayor a USD 2,000 requiere mínimo tres cotizaciones** (más estricto que el umbral de USD 10,000 del subacuerdo WRI §D.4 — se mantiene el control interno más exigente).
- Toda contratación requiere aprobación del Representante Legal.
- Facturas a nombre de Fundación CleantechHUB — NIT 901.523.941-9.
*Representante Legal: Gideon Blaauw*
# Manual de Contratación
**Documento fuente:** [Manual de Contratación (Drive)](https://docs.google.com/document/d/1f9xhY5hBFo7iX6fZjKOJ-HcOrNgJXUN4qXULCZMhAVI)
*Página creada en BookStack como copia oficial (SSOT) para la auditoría BDO. Documento fuente original enlazado en cada política. Reconstrucción no retroactiva: la fecha de creación en el wiki es la fecha de publicación, no la fecha de aplicación histórica de la política.*
# Manual de Contratación
**Fundación CleantechHUB** · Versión 1.0 — Actualizado a octubre de 2025
## 1. Objetivo
Establecer lineamientos, pasos y responsabilidades del proceso de contratación de personal, consultores, prestadores de servicios o aliados técnicos, asegurando transparencia, eficiencia y cumplimiento normativo.
## 2. Alcance
Aplica a personal interno, consultores/expertos externos y aliados técnicos con contrato de prestación de servicios. No aplica a compras de bienes (ver Manual de Procurement).
## 3. Principios
Transparencia · Mérito y capacidad técnica · Equidad e inclusión · Cumplimiento legal · Eficiencia.
## 4. Roles
| Rol | Responsabilidad |
|---|
| Líder de Comunicaciones | Publicar convocatorias y difusión. |
| Líder de Área / Project Manager | Definir perfil, requisitos, primer filtro. |
| Comité Técnico de Selección | Entrevista técnica, validar competencias, recomendar. |
| Líder de Tecnología / SST (Angélica Díaz) | Gobernanza, confidencialidad, SST y revisión en multiburó de reportes. |
| Representante Legal (Gideon Blaauw) | Validar presupuesto, aprobar y firmar contrato. |
| Contabilidad Externa (JV Soluciones) | Registrar contrato, afiliaciones/seguridad social. |
## 5. Flujo (7 fases)
1. Planeación — F-CTH-001.
2. Publicación de oferta — F-CTH-002.
3. Recepción y preselección (3–5 finalistas) — F-CTH-003.
4. Entrevista técnica y evaluación: Experiencia 40% · Competencias 30% · Ajuste cultural 20% · Disponibilidad/costos 10% — F-CTH-004.
5. Verificación y aprobación — F-CTH-005.
6. Formalización y firma (objeto, valor, confidencialidad, propiedad intelectual, terminación) — F-CTH-006.
7. Registro y seguimiento — F-CTH-007.
## 6. Controles y seguridad
- Información de candidatos bajo la Política de Protección de Datos Personales (Ley 1581/2012).
- Documentos en Drive institucional, carpeta "Contrataciones".
- Código único por contrato: CTH-CON-\[AÑO\]-\[N°\].
*Representante Legal: Gideon Blaauw*
# Política de Viajes
**Documento fuente:** [Política de Viajes (Drive)](https://docs.google.com/document/d/1tel3HoLHpijFrOPi0TFK2PYXuo1QpPn3q9u_b4P0me0)
*Página creada en BookStack como copia oficial (SSOT) para la auditoría BDO. Documento fuente original enlazado en cada política. Reconstrucción no retroactiva: la fecha de creación en el wiki es la fecha de publicación, no la fecha de aplicación histórica de la política.*
# Política y Procedimiento de Viajes
**Fundación CleantechHUB** · Versión 1.0 — Actualizado a octubre de 2025
## 1. Objetivo
Establecer los lineamientos para planificación, autorización, ejecución, pago, legalización y control de viajes nacionales e internacionales del personal, consultores o aliados.
## 2. Alcance y categorías
Aplica a toda persona vinculada/contratada que viaje con financiación total o parcial de la Fundación o de sus proyectos (MubON, FIAES, PVBLIC). Categorías: Institucionales · Operativos · Formativos.
## 3. Principios
Autorización previa · Transparencia · Eficiencia · Seguridad y bienestar · Sostenibilidad · Cumplimiento · Responsabilidad ambiental.
## 4. Flujo (5 fases)
1. Solicitud — F-CTH-VIA-001 (motivo, fechas, itinerario, costos, cotizaciones).
2. Autorización y preparativos — F-CTH-VIA-002. Máximo por viaje: **USD 10,000**.
3. Ejecución — conservar comprobantes originales.
4. Legalización (10 días hábiles): informe F-CTH-VIA-003 + legalización F-CTH-VIA-004.
5. Archivo y seguimiento — F-CTH-VIA-005.
## 5. Rubros y límites