Manuales Operativos P4G
Los 4 manuales firmados por el Representante Legal que gobernaron la ejecución del P4G.

Manual de Pagos
Documento fuente: Manual de Pagos (Drive)
Página creada en BookStack como copia oficial (SSOT) para la auditoría BDO. Documento fuente original enlazado en cada política. Reconstrucción no retroactiva: la fecha de creación en el wiki es la fecha de publicación, no la fecha de aplicación histórica de la política.
Manual de Pagos
Fundación CleantechHUB · Versión 1.0 — Actualizado a octubre de 2025
1. Objetivo
Establecer los lineamientos, responsables, formatos y controles para la solicitud,
verificación, autorización y ejecución de pagos realizados por la Fundación CleantechHUB,
asegurando la correcta administración de los recursos, transparencia y cumplimiento fiscal.
2. Alcance
Aplica a todos los pagos: contratistas, consultores y proveedores de servicios; viáticos
y reembolsos; pagos a aliados o instituciones cooperantes; obligaciones tributarias, seguridad
social y aportes legales. Incluye fondos propios y de proyectos cofinanciados (MubON, PVBLIC, etc.).
3. Principios
Transparencia: todo pago con documentación soporte y registro.
Oportunidad: cumplir plazos con contratistas y proveedores.
Cumplimiento fiscal: incluir retenciones e impuestos requeridos.
Seguridad: fondos manejados solo desde cuentas institucionales autorizadas.
Trazabilidad: cada transacción auditable.
4. Roles y Responsabilidades
Rol
Responsabilidad principal
Project Manager / Líder de Proyecto
Montar la solicitud de pago con soportes (Drive u Odoo).
Contadora Externa (JV Soluciones)
Verificar impuestos, retenciones y aportes; emitir comprobantes contables.
Representante Legal (Gideon Blaauw)
Validar coherencia presupuestal; autorizar y ejecutar pagos.
Aliados financieros externos
Validar pagos dentro del flujo financiero del proyecto.
5. Flujo del Proceso de Pago
Fase 1 — Solicitud: reunir cuenta de cobro/factura, certificación bancaria,
soportes de seguridad social, acta de conformidad; diligenciar formulario (F-CTH-PAG-001);
nombrar archivos CTH-PAG-[AÑO]-[N° Contrato]-[Nombre].
Fase 2 — Verificación contable y fiscal (JV Soluciones): revisar soportes;
aplicar Retefuente, ICA, IVA; validar salud y pensión; comprobante (F-CTH-PAG-003).
Fase 3 — Revisión presupuestal, aprobación y ejecución (Representante Legal):
verificar disponibilidad; registrar en Control de Flujo de Caja; ejecutar transferencia;
adjuntar comprobante (F-CTH-PAG-004).
Fase 5 — Registro contable y archivo: registrar transacción; archivar en
carpeta del proyecto; actualizar extracto mensual (F-CTH-PAG-005).
6. Documentos soporte por pago
Solicitud de pago; cuenta de cobro/factura; certificación bancaria; soportes de seguridad
social; acta de entrega; comprobante contable con retenciones; comprobante de transferencia.
7. Controles de Seguridad y Auditoría
Carpetas de pagos en Drive institucional con permisos restringidos.
Solo el Representante Legal ejecuta pagos.
Revisión mensual de trazabilidad por la contabilidad externa.
Conservación de comprobantes: mínimo 7 años (alineado al subacuerdo WRI §D.7;
la versión original del manual indicaba 5 años — corregido para la auditoría BDO).
8. Fechas estipuladas
Dos ciclos mensuales: 5–10 y 20–25 de cada mes. Pagos fuera de ciclo requieren autorización
expresa del Representante Legal.
Anexos y formatos
F-CTH-PAG-001 Solicitud · F-CTH-PAG-002 Control de Flujo de Caja · F-CTH-PAG-003 Comprobante
Contable y Retenciones · F-CTH-PAG-004 Aprobación de Pago · F-CTH-PAG-005 Extracto Mensual.
Representante Legal: Gideon Blaauw

Manual de Procurement / Proveeduría
Documento fuente: Manual de Procurement / Proveeduría (Drive)
Página creada en BookStack como copia oficial (SSOT) para la auditoría BDO. Documento fuente original enlazado en cada política. Reconstrucción no retroactiva: la fecha de creación en el wiki es la fecha de publicación, no la fecha de aplicación histórica de la política.
Manual de Procurement / Proveeduría
Fundación CleantechHUB · Versión 1.0 — Actualizado a octubre de 2025 · NIT 901.523.941-9
1. Objetivo
Definir políticas, procedimientos y responsabilidades para la adquisición de bienes y servicios,
garantizando eficiencia, transparencia, control presupuestal y cumplimiento normativo.
2. Alcance
Aplica a compras o contrataciones de bienes y servicios para la operación o ejecución de
proyectos (materiales, equipos, software, consultorías, logística, proveedores externos, compras
con recursos de cooperación). No aplica a contratación de personal/consultores individuales
(ver Manual de Contratación).
3. Principios rectores
Transparencia · Eficiencia · Legalidad · Competitividad · Sostenibilidad · Integridad
(evitar conflictos de interés).
4. Roles
Rol
Responsabilidad
Solicitante / Líder de Área
Identificar necesidad, justificar requerimiento.
Project Manager / Admin
Primer filtro y verificación de oferentes.
Comité Técnico de Evaluación
Evaluación técnica, recomendación de proveedor.
Líder de Tecnología / SST (Angélica Díaz)
Gobernanza, seguridad, confidencialidad.
Analista Financiero (Felipe Álvarez)
Disponibilidad presupuestal.
Representante Legal (Gideon Blaauw)
Aprobar y firmar contratos / órdenes de compra.
Contabilidad Externa (JV Soluciones)
Registrar la compra; retenciones e impuestos.
5. Flujo (8 fases)
Identificación de necesidad — F-CTH-PRO-001.
Publicación de oferta / solicitud de cotizaciones (TDR/RFQ) — mínimo 3 días hábiles — F-CTH-PRO-002.
Recepción y preselección — Matriz de comparación — F-CTH-PRO-003.
Evaluación técnica y selección: Técnica 40% · Económica 40% · Sostenibilidad/Cumplimiento 20% — F-CTH-PRO-004.
Verificación y aprobación — F-CTH-PRO-005.
Contratación / Orden de Compra — código CTH-PRO-[AÑO]-[N°] — F-CTH-PRO-006.
Recepción y verificación — Acta de Conformidad — F-CTH-PRO-007.
Registro contable y archivo — F-CTH-PRO-008.
6. Controles y seguridad
Documentos en Drive institucional / carpeta Procurement.
Prohibido contratar con familiares directos o empresas propias (conflicto de interés).
Toda compra mayor a USD 2,000 requiere mínimo tres cotizaciones (más estricto que
el umbral de USD 10,000 del subacuerdo WRI §D.4 — se mantiene el control interno más exigente).
Toda contratación requiere aprobación del Representante Legal.
Facturas a nombre de Fundación CleantechHUB — NIT 901.523.941-9.
Representante Legal: Gideon Blaauw

Manual de Contratación
Documento fuente: Manual de Contratación (Drive)
Página creada en BookStack como copia oficial (SSOT) para la auditoría BDO. Documento fuente original enlazado en cada política. Reconstrucción no retroactiva: la fecha de creación en el wiki es la fecha de publicación, no la fecha de aplicación histórica de la política.
Manual de Contratación
Fundación CleantechHUB · Versión 1.0 — Actualizado a octubre de 2025
1. Objetivo
Establecer lineamientos, pasos y responsabilidades del proceso de contratación de personal,
consultores, prestadores de servicios o aliados técnicos, asegurando transparencia, eficiencia
y cumplimiento normativo.
2. Alcance
Aplica a personal interno, consultores/expertos externos y aliados técnicos con contrato de
prestación de servicios. No aplica a compras de bienes (ver Manual de Procurement).
3. Principios
Transparencia · Mérito y capacidad técnica · Equidad e inclusión · Cumplimiento legal · Eficiencia.
4. Roles
Rol
Responsabilidad
Líder de Comunicaciones
Publicar convocatorias y difusión.
Líder de Área / Project Manager
Definir perfil, requisitos, primer filtro.
Comité Técnico de Selección
Entrevista técnica, validar competencias, recomendar.
Líder de Tecnología / SST (Angélica Díaz)
Gobernanza, confidencialidad, SST y revisión en multiburó de reportes.
Representante Legal (Gideon Blaauw)
Validar presupuesto, aprobar y firmar contrato.
Contabilidad Externa (JV Soluciones)
Registrar contrato, afiliaciones/seguridad social.
5. Flujo (7 fases)
Planeación — F-CTH-001.
Publicación de oferta — F-CTH-002.
Recepción y preselección (3–5 finalistas) — F-CTH-003.
Entrevista técnica y evaluación: Experiencia 40% · Competencias 30% · Ajuste cultural 20% · Disponibilidad/costos 10% — F-CTH-004.
Verificación y aprobación — F-CTH-005.
Formalización y firma (objeto, valor, confidencialidad, propiedad intelectual, terminación) — F-CTH-006.
Registro y seguimiento — F-CTH-007.
6. Controles y seguridad
Información de candidatos bajo la Política de Protección de Datos Personales (Ley 1581/2012).
Documentos en Drive institucional, carpeta "Contrataciones".
Código único por contrato: CTH-CON-[AÑO]-[N°].
Representante Legal: Gideon Blaauw

Política de Viajes
Documento fuente: Política de Viajes (Drive)
Página creada en BookStack como copia oficial (SSOT) para la auditoría BDO. Documento fuente original enlazado en cada política. Reconstrucción no retroactiva: la fecha de creación en el wiki es la fecha de publicación, no la fecha de aplicación histórica de la política.
Política y Procedimiento de Viajes
Fundación CleantechHUB · Versión 1.0 — Actualizado a octubre de 2025
1. Objetivo
Establecer los lineamientos para planificación, autorización, ejecución, pago, legalización y
control de viajes nacionales e internacionales del personal, consultores o aliados.
2. Alcance y categorías
Aplica a toda persona vinculada/contratada que viaje con financiación total o parcial de la
Fundación o de sus proyectos (MubON, FIAES, PVBLIC). Categorías: Institucionales · Operativos · Formativos.
3. Principios
Autorización previa · Transparencia · Eficiencia · Seguridad y bienestar · Sostenibilidad ·
Cumplimiento · Responsabilidad ambiental.
4. Flujo (5 fases)
Solicitud — F-CTH-VIA-001 (motivo, fechas, itinerario, costos, cotizaciones).
Autorización y preparativos — F-CTH-VIA-002. Máximo por viaje: USD 10,000.
Ejecución — conservar comprobantes originales.
Legalización (10 días hábiles): informe F-CTH-VIA-003 + legalización F-CTH-VIA-004.
Archivo y seguimiento — F-CTH-VIA-005.
5. Rubros y límites
Rubro
Límite / Condición
Transporte aéreo
Clase económica / coach (clase superior solo con autorización previa escrita de WRI, §D.5 del subacuerdo). Rutas directas.
Alojamiento
Nivel medio (~3 estrellas). No exceder la tarifa máxima del U.S. State Dept. Office of Allowances (subacuerdo WRI §D.5).
Alimentación
Hasta USD 60 diarios (nacional) / USD 90 (internacional).
Seguro médico y de viaje
Obligatorio fuera del país; reembolsable con factura.
6. Controles
Autorización previa y escrita del Representante Legal.
Anticipos liquidados en 15 días hábiles tras el regreso.
Si el viaje lo financia un aliado, se aplica la política más estricta (donante o Fundación).
Representante Legal: Gideon Blaauw