Manual de Pagos
Documento fuente: Manual de Pagos (Drive)
Página creada en BookStack como copia oficial (SSOT) para la auditoría BDO. Documento fuente original enlazado en cada política. Reconstrucción no retroactiva: la fecha de creación en el wiki es la fecha de publicación, no la fecha de aplicación histórica de la política.
Manual de Pagos
Fundación CleantechHUB · Versión 1.0 — Actualizado a octubre de 2025
1. Objetivo
Establecer los lineamientos, responsables, formatos y controles para la solicitud, verificación, autorización y ejecución de pagos realizados por la Fundación CleantechHUB, asegurando la correcta administración de los recursos, transparencia y cumplimiento fiscal.
2. Alcance
Aplica a todos los pagos: contratistas, consultores y proveedores de servicios; viáticos y reembolsos; pagos a aliados o instituciones cooperantes; obligaciones tributarias, seguridad social y aportes legales. Incluye fondos propios y de proyectos cofinanciados (MubON, PVBLIC, etc.).
3. Principios
- Transparencia: todo pago con documentación soporte y registro.
- Oportunidad: cumplir plazos con contratistas y proveedores.
- Cumplimiento fiscal: incluir retenciones e impuestos requeridos.
- Seguridad: fondos manejados solo desde cuentas institucionales autorizadas.
- Trazabilidad: cada transacción auditable.
4. Roles y Responsabilidades
| Rol | Responsabilidad principal |
|---|---|
| Project Manager / Líder de Proyecto | Montar la solicitud de pago con soportes (Drive u Odoo). |
| Contadora Externa (JV Soluciones) | Verificar impuestos, retenciones y aportes; emitir comprobantes contables. |
| Representante Legal (Gideon Blaauw) | Validar coherencia presupuestal; autorizar y ejecutar pagos. |
| Aliados financieros externos | Validar pagos dentro del flujo financiero del proyecto. |
5. Flujo del Proceso de Pago
Fase 1 — Solicitud: reunir cuenta de cobro/factura, certificación bancaria, soportes de seguridad social, acta de conformidad; diligenciar formulario (F-CTH-PAG-001); nombrar archivos CTH-PAG-[AÑO]-[N° Contrato]-[Nombre].
Fase 2 — Verificación contable y fiscal (JV Soluciones): revisar soportes; aplicar Retefuente, ICA, IVA; validar salud y pensión; comprobante (F-CTH-PAG-003).
Fase 3 — Revisión presupuestal, aprobación y ejecución (Representante Legal): verificar disponibilidad; registrar en Control de Flujo de Caja; ejecutar transferencia; adjuntar comprobante (F-CTH-PAG-004).
Fase 5 — Registro contable y archivo: registrar transacción; archivar en carpeta del proyecto; actualizar extracto mensual (F-CTH-PAG-005).
6. Documentos soporte por pago
Solicitud de pago; cuenta de cobro/factura; certificación bancaria; soportes de seguridad social; acta de entrega; comprobante contable con retenciones; comprobante de transferencia.
7. Controles de Seguridad y Auditoría
- Carpetas de pagos en Drive institucional con permisos restringidos.
- Solo el Representante Legal ejecuta pagos.
- Revisión mensual de trazabilidad por la contabilidad externa.
- Conservación de comprobantes: mínimo 7 años (alineado al subacuerdo WRI §D.7; la versión original del manual indicaba 5 años — corregido para la auditoría BDO).
8. Fechas estipuladas
Dos ciclos mensuales: 5–10 y 20–25 de cada mes. Pagos fuera de ciclo requieren autorización expresa del Representante Legal.
Anexos y formatos
F-CTH-PAG-001 Solicitud · F-CTH-PAG-002 Control de Flujo de Caja · F-CTH-PAG-003 Comprobante Contable y Retenciones · F-CTH-PAG-004 Aprobación de Pago · F-CTH-PAG-005 Extracto Mensual.
Representante Legal: Gideon Blaauw