# Manual de Pagos

**Documento fuente:** [Manual de Pagos (Drive)](https://docs.google.com/document/d/1LrSpAdvbSOh6SngLTulT3XEAZN0BDz4mIkIW0x3YKUU)  
*Página creada en BookStack como copia oficial (SSOT) para la auditoría BDO. Documento fuente original enlazado en cada política. Reconstrucción no retroactiva: la fecha de creación en el wiki es la fecha de publicación, no la fecha de aplicación histórica de la política.*

# Manual de Pagos

**Fundación CleantechHUB** · Versión 1.0 — Actualizado a octubre de 2025

## 1. Objetivo

Establecer los lineamientos, responsables, formatos y controles para la solicitud, verificación, autorización y ejecución de pagos realizados por la Fundación CleantechHUB, asegurando la correcta administración de los recursos, transparencia y cumplimiento fiscal.

## 2. Alcance

Aplica a todos los pagos: contratistas, consultores y proveedores de servicios; viáticos y reembolsos; pagos a aliados o instituciones cooperantes; obligaciones tributarias, seguridad social y aportes legales. Incluye fondos propios y de proyectos cofinanciados (MubON, PVBLIC, etc.).

## 3. Principios

- **Transparencia:** todo pago con documentación soporte y registro.
- **Oportunidad:** cumplir plazos con contratistas y proveedores.
- **Cumplimiento fiscal:** incluir retenciones e impuestos requeridos.
- **Seguridad:** fondos manejados solo desde cuentas institucionales autorizadas.
- **Trazabilidad:** cada transacción auditable.

## 4. Roles y Responsabilidades

<table id="bkmrk-rolresponsabilidad-p"><tr><th>Rol</th><th>Responsabilidad principal</th></tr><tr><td>Project Manager / Líder de Proyecto</td><td>Montar la solicitud de pago con soportes (Drive u Odoo).</td></tr><tr><td>Contadora Externa (JV Soluciones)</td><td>Verificar impuestos, retenciones y aportes; emitir comprobantes contables.</td></tr><tr><td>Representante Legal (Gideon Blaauw)</td><td>Validar coherencia presupuestal; autorizar y ejecutar pagos.</td></tr><tr><td>Aliados financieros externos</td><td>Validar pagos dentro del flujo financiero del proyecto.</td></tr></table>

## 5. Flujo del Proceso de Pago

**Fase 1 — Solicitud:** reunir cuenta de cobro/factura, certificación bancaria, soportes de seguridad social, acta de conformidad; diligenciar formulario (F-CTH-PAG-001); nombrar archivos CTH-PAG-\[AÑO\]-\[N° Contrato\]-\[Nombre\].

**Fase 2 — Verificación contable y fiscal (JV Soluciones):** revisar soportes; aplicar Retefuente, ICA, IVA; validar salud y pensión; comprobante (F-CTH-PAG-003).

**Fase 3 — Revisión presupuestal, aprobación y ejecución (Representante Legal):**verificar disponibilidad; registrar en Control de Flujo de Caja; ejecutar transferencia; adjuntar comprobante (F-CTH-PAG-004).

**Fase 5 — Registro contable y archivo:** registrar transacción; archivar en carpeta del proyecto; actualizar extracto mensual (F-CTH-PAG-005).

## 6. Documentos soporte por pago

Solicitud de pago; cuenta de cobro/factura; certificación bancaria; soportes de seguridad social; acta de entrega; comprobante contable con retenciones; comprobante de transferencia.

## 7. Controles de Seguridad y Auditoría

- Carpetas de pagos en Drive institucional con permisos restringidos.
- Solo el Representante Legal ejecuta pagos.
- Revisión mensual de trazabilidad por la contabilidad externa.
- **Conservación de comprobantes: mínimo 7 años** (alineado al subacuerdo WRI §D.7; la versión original del manual indicaba 5 años — corregido para la auditoría BDO).

## 8. Fechas estipuladas

Dos ciclos mensuales: 5–10 y 20–25 de cada mes. Pagos fuera de ciclo requieren autorización expresa del Representante Legal.

## Anexos y formatos

F-CTH-PAG-001 Solicitud · F-CTH-PAG-002 Control de Flujo de Caja · F-CTH-PAG-003 Comprobante Contable y Retenciones · F-CTH-PAG-004 Aprobación de Pago · F-CTH-PAG-005 Extracto Mensual.

*Representante Legal: Gideon Blaauw*