Manual de Procurement / Proveeduría
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Manual de Procurement / Proveeduría
Fundación CleantechHUB · Versión 1.0 — Actualizado a octubre de 2025 · NIT 901.523.941-9
1. Objetivo
Definir políticas, procedimientos y responsabilidades para la adquisición de bienes y servicios, garantizando eficiencia, transparencia, control presupuestal y cumplimiento normativo.
2. Alcance
Aplica a compras o contrataciones de bienes y servicios para la operación o ejecución de proyectos (materiales, equipos, software, consultorías, logística, proveedores externos, compras con recursos de cooperación). No aplica a contratación de personal/consultores individuales (ver Manual de Contratación).
3. Principios rectores
Transparencia · Eficiencia · Legalidad · Competitividad · Sostenibilidad · Integridad (evitar conflictos de interés).
4. Roles
| Rol | Responsabilidad |
|---|---|
| Solicitante / Líder de Área | Identificar necesidad, justificar requerimiento. |
| Project Manager / Admin | Primer filtro y verificación de oferentes. |
| Comité Técnico de Evaluación | Evaluación técnica, recomendación de proveedor. |
| Líder de Tecnología / SST (Angélica Díaz) | Gobernanza, seguridad, confidencialidad. |
| Analista Financiero (Felipe Álvarez) | Disponibilidad presupuestal. |
| Representante Legal (Gideon Blaauw) | Aprobar y firmar contratos / órdenes de compra. |
| Contabilidad Externa (JV Soluciones) | Registrar la compra; retenciones e impuestos. |
5. Flujo (8 fases)
- Identificación de necesidad — F-CTH-PRO-001.
- Publicación de oferta / solicitud de cotizaciones (TDR/RFQ) — mínimo 3 días hábiles — F-CTH-PRO-002.
- Recepción y preselección — Matriz de comparación — F-CTH-PRO-003.
- Evaluación técnica y selección: Técnica 40% · Económica 40% · Sostenibilidad/Cumplimiento 20% — F-CTH-PRO-004.
- Verificación y aprobación — F-CTH-PRO-005.
- Contratación / Orden de Compra — código CTH-PRO-[AÑO]-[N°] — F-CTH-PRO-006.
- Recepción y verificación — Acta de Conformidad — F-CTH-PRO-007.
- Registro contable y archivo — F-CTH-PRO-008.
6. Controles y seguridad
- Documentos en Drive institucional / carpeta Procurement.
- Prohibido contratar con familiares directos o empresas propias (conflicto de interés).
- Toda compra mayor a USD 2,000 requiere mínimo tres cotizaciones (más estricto que el umbral de USD 10,000 del subacuerdo WRI §D.4 — se mantiene el control interno más exigente).
- Toda contratación requiere aprobación del Representante Legal.
- Facturas a nombre de Fundación CleantechHUB — NIT 901.523.941-9.
Representante Legal: Gideon Blaauw