# Manual de Procurement / Proveeduría

**Documento fuente:** [Manual de Procurement / Proveeduría (Drive)](https://docs.google.com/document/d/1PdM1BjHGy29q3K2zY1jIdVTFLmPdAleiCwR3R6d0KMY)  
*Página creada en BookStack como copia oficial (SSOT) para la auditoría BDO. Documento fuente original enlazado en cada política. Reconstrucción no retroactiva: la fecha de creación en el wiki es la fecha de publicación, no la fecha de aplicación histórica de la política.*

# Manual de Procurement / Proveeduría

**Fundación CleantechHUB** · Versión 1.0 — Actualizado a octubre de 2025 · NIT 901.523.941-9

## 1. Objetivo

Definir políticas, procedimientos y responsabilidades para la adquisición de bienes y servicios, garantizando eficiencia, transparencia, control presupuestal y cumplimiento normativo.

## 2. Alcance

Aplica a compras o contrataciones de bienes y servicios para la operación o ejecución de proyectos (materiales, equipos, software, consultorías, logística, proveedores externos, compras con recursos de cooperación). No aplica a contratación de personal/consultores individuales (ver Manual de Contratación).

## 3. Principios rectores

Transparencia · Eficiencia · Legalidad · Competitividad · Sostenibilidad · Integridad (evitar conflictos de interés).

## 4. Roles

<table id="bkmrk-rolresponsabilidad-s"><tr><th>Rol</th><th>Responsabilidad</th></tr><tr><td>Solicitante / Líder de Área</td><td>Identificar necesidad, justificar requerimiento.</td></tr><tr><td>Project Manager / Admin</td><td>Primer filtro y verificación de oferentes.</td></tr><tr><td>Comité Técnico de Evaluación</td><td>Evaluación técnica, recomendación de proveedor.</td></tr><tr><td>Líder de Tecnología / SST (Angélica Díaz)</td><td>Gobernanza, seguridad, confidencialidad.</td></tr><tr><td>Analista Financiero (Felipe Álvarez)</td><td>Disponibilidad presupuestal.</td></tr><tr><td>Representante Legal (Gideon Blaauw)</td><td>Aprobar y firmar contratos / órdenes de compra.</td></tr><tr><td>Contabilidad Externa (JV Soluciones)</td><td>Registrar la compra; retenciones e impuestos.</td></tr></table>

## 5. Flujo (8 fases)

1. Identificación de necesidad — F-CTH-PRO-001.
2. Publicación de oferta / solicitud de cotizaciones (TDR/RFQ) — mínimo 3 días hábiles — F-CTH-PRO-002.
3. Recepción y preselección — Matriz de comparación — F-CTH-PRO-003.
4. Evaluación técnica y selección: Técnica 40% · Económica 40% · Sostenibilidad/Cumplimiento 20% — F-CTH-PRO-004.
5. Verificación y aprobación — F-CTH-PRO-005.
6. Contratación / Orden de Compra — código CTH-PRO-\[AÑO\]-\[N°\] — F-CTH-PRO-006.
7. Recepción y verificación — Acta de Conformidad — F-CTH-PRO-007.
8. Registro contable y archivo — F-CTH-PRO-008.

## 6. Controles y seguridad

- Documentos en Drive institucional / carpeta Procurement.
- Prohibido contratar con familiares directos o empresas propias (conflicto de interés).
- **Toda compra mayor a USD 2,000 requiere mínimo tres cotizaciones** (más estricto que el umbral de USD 10,000 del subacuerdo WRI §D.4 — se mantiene el control interno más exigente).
- Toda contratación requiere aprobación del Representante Legal.
- Facturas a nombre de Fundación CleantechHUB — NIT 901.523.941-9.

*Representante Legal: Gideon Blaauw*