Manual de Procurement / Proveeduría

Documento fuente: Manual de Procurement / Proveeduría (Drive)
Página creada en BookStack como copia oficial (SSOT) para la auditoría BDO. Documento fuente original enlazado en cada política. Reconstrucción no retroactiva: la fecha de creación en el wiki es la fecha de publicación, no la fecha de aplicación histórica de la política.
Manual de Procurement / Proveeduría
Fundación CleantechHUB · Versión 1.0 — Actualizado a octubre de 2025 · NIT 901.523.941-9
1. Objetivo
Definir políticas, procedimientos y responsabilidades para la adquisición de bienes y servicios,
garantizando eficiencia, transparencia, control presupuestal y cumplimiento normativo.
2. Alcance
Aplica a compras o contrataciones de bienes y servicios para la operación o ejecución de
proyectos (materiales, equipos, software, consultorías, logística, proveedores externos, compras
con recursos de cooperación). No aplica a contratación de personal/consultores individuales
(ver Manual de Contratación).
3. Principios rectores
Transparencia · Eficiencia · Legalidad · Competitividad · Sostenibilidad · Integridad
(evitar conflictos de interés).
4. Roles
Rol
Responsabilidad
Solicitante / Líder de Área
Identificar necesidad, justificar requerimiento.
Project Manager / Admin
Primer filtro y verificación de oferentes.
Comité Técnico de Evaluación
Evaluación técnica, recomendación de proveedor.
Líder de Tecnología / SST (Angélica Díaz)
Gobernanza, seguridad, confidencialidad.
Analista Financiero (Felipe Álvarez)
Disponibilidad presupuestal.
Representante Legal (Gideon Blaauw)
Aprobar y firmar contratos / órdenes de compra.
Contabilidad Externa (JV Soluciones)
Registrar la compra; retenciones e impuestos.
5. Flujo (8 fases)
Identificación de necesidad — F-CTH-PRO-001.
Publicación de oferta / solicitud de cotizaciones (TDR/RFQ) — mínimo 3 días hábiles — F-CTH-PRO-002.
Recepción y preselección — Matriz de comparación — F-CTH-PRO-003.
Evaluación técnica y selección: Técnica 40% · Económica 40% · Sostenibilidad/Cumplimiento 20% — F-CTH-PRO-004.
Verificación y aprobación — F-CTH-PRO-005.
Contratación / Orden de Compra — código CTH-PRO-[AÑO]-[N°] — F-CTH-PRO-006.
Recepción y verificación — Acta de Conformidad — F-CTH-PRO-007.
Registro contable y archivo — F-CTH-PRO-008.
6. Controles y seguridad
Documentos en Drive institucional / carpeta Procurement.
Prohibido contratar con familiares directos o empresas propias (conflicto de interés).
Toda compra mayor a USD 2,000 requiere mínimo tres cotizaciones (más estricto que
el umbral de USD 10,000 del subacuerdo WRI §D.4 — se mantiene el control interno más exigente).
Toda contratación requiere aprobación del Representante Legal.
Facturas a nombre de Fundación CleantechHUB — NIT 901.523.941-9.
Representante Legal: Gideon Blaauw