Cap. 24: Asambleas y Decisiones
24. Asambleas y Decisiones
La asamblea general anual es el momento más importante de la vida de la cooperativa. Es donde se rinde cuentas, se toman decisiones, y se renueva el compromiso colectivo. Aquí está la guía completa para hacerla bien.
Preparación (4 semanas antes)
Semana 1:
- La Junta Directiva prepara el informe de gestión del año.
- El tesorero cierra las cuentas del año y prepara el informe financiero.
- El Comité de Vigilancia prepara su informe.
Semana 2:
- La Junta Directiva prepara la propuesta de plan de trabajo y presupuesto para el año siguiente.
- Se elabora el orden del día.
- Se determina si hay elecciones (vencimiento de período de junta directiva o comité de vigilancia).
Semana 3:
- Se envía la convocatoria a todos los miembros (mínimo 15 días antes de la asamblea).
- La convocatoria incluye: fecha, hora, lugar, orden del día, y los documentos que se van a presentar.
Semana 4:
- Se prepara el lugar (sillas, mesa directiva, proyector si hay, tablero).
- Se imprimen las hojas de asistencia y los informes.
- Se confirma la asistencia por WhatsApp.
Orden del día típico
- Verificación de quórum e instalación de la asamblea
- Elección de presidente y secretario de la asamblea
- Lectura y aprobación del orden del día
- Lectura y aprobación del acta de la asamblea anterior
- Informe de gestión de la Junta Directiva
- Informe financiero del Tesorero
- Informe del Comité de Vigilancia
- Informe de producción energética y ahorros del año
- Aprobación de estados financieros y distribución de excedentes
- Presentación y aprobación del plan de trabajo y presupuesto del año siguiente
- Elección de Junta Directiva y Comité de Vigilancia (si corresponde)
- Proposiciones y varios
- Clausura
Cómo facilitar una buena asamblea
- Respete el horario. Si la convocatoria dice 9:00 AM, empiece a las 9:00 AM. Esto genera respeto y disciplina.
- Use lenguaje sencillo. No lean documentos enteros en voz alta --- presenten los puntos principales con palabras claras.
- Fomente la participación. Después de cada informe, pregunte: "¿Alguien tiene preguntas o comentarios?"
- Controle el tiempo. Si una discusión se extiende demasiado, proponga: "Creemos una comisión para estudiar este tema y traer una propuesta a la próxima reunión."
- Registre las votaciones. Para cada decisión, diga: "Los que están a favor, levanten la mano" (cuente), "los que están en contra" (cuente), "abstenciones" (cuente). El secretario registra el resultado.
- No mezcle temas. Si alguien trae un tema que no está en el orden del día, anótelo para "proposiciones y varios" o para la próxima reunión.
Decisiones que requieren mayoría calificada (2/3 de los votos)
Algunas decisiones son tan importantes que no basta con la mitad más uno. Necesitan 2/3 de los votos presentes:
- Reformar los estatutos
- Disolver la organización
- Vender o hipotecar los bienes de la organización
- Fusionarse con otra organización
- Cambiar el objeto social
El acta de la asamblea general
El secretario de la asamblea redacta el acta, que debe incluir:
- Número de acta, fecha, hora, lugar
- Número de miembros presentes (quórum)
- Nombre del presidente y secretario de la asamblea
- Resumen de cada punto del orden del día
- Decisiones tomadas, con el resultado de cada votación
- Lista de personas elegidas (si hubo elecciones)
- Hora de clausura
- Firmas del presidente y secretario de la asamblea