Cap. 24: Asambleas y Decisiones

24. Asambleas y Decisiones

La asamblea general anual es el momento más importante de la vida de la cooperativa. Es donde se rinde cuentas, se toman decisiones, y se renueva el compromiso colectivo. Aquí está la guía completa para hacerla bien.

Preparación (4 semanas antes)

Semana 1:
- La Junta Directiva prepara el informe de gestión del año.
- El tesorero cierra las cuentas del año y prepara el informe financiero.
- El Comité de Vigilancia prepara su informe.

Semana 2:
- La Junta Directiva prepara la propuesta de plan de trabajo y presupuesto para el año siguiente.
- Se elabora el orden del día.
- Se determina si hay elecciones (vencimiento de período de junta directiva o comité de vigilancia).

Semana 3:
- Se envía la convocatoria a todos los miembros (mínimo 15 días antes de la asamblea).
- La convocatoria incluye: fecha, hora, lugar, orden del día, y los documentos que se van a presentar.

Semana 4:
- Se prepara el lugar (sillas, mesa directiva, proyector si hay, tablero).
- Se imprimen las hojas de asistencia y los informes.
- Se confirma la asistencia por WhatsApp.

Orden del día típico

Verificación de quórum e instalación de la asamblea
Elección de presidente y secretario de la asamblea
Lectura y aprobación del orden del día
Lectura y aprobación del acta de la asamblea anterior
Informe de gestión de la Junta Directiva
Informe financiero del Tesorero
Informe del Comité de Vigilancia
Informe de producción energética y ahorros del año
Aprobación de estados financieros y distribución de excedentes
Presentación y aprobación del plan de trabajo y presupuesto del año siguiente
Elección de Junta Directiva y Comité de Vigilancia (si corresponde)
Proposiciones y varios
Clausura

Cómo facilitar una buena asamblea

Respete el horario. Si la convocatoria dice 9:00 AM, empiece a las 9:00 AM. Esto genera respeto y disciplina.
Use lenguaje sencillo. No lean documentos enteros en voz alta --- presenten los puntos principales con palabras claras.
Fomente la participación. Después de cada informe, pregunte: "¿Alguien tiene preguntas o comentarios?"
Controle el tiempo. Si una discusión se extiende demasiado, proponga: "Creemos una comisión para estudiar este tema y traer una propuesta a la próxima reunión."
Registre las votaciones. Para cada decisión, diga: "Los que están a favor, levanten la mano" (cuente), "los que están en contra" (cuente), "abstenciones" (cuente). El secretario registra el resultado.
No mezcle temas. Si alguien trae un tema que no está en el orden del día, anótelo para "proposiciones y varios" o para la próxima reunión.

Decisiones que requieren mayoría calificada (2/3 de los votos)

Algunas decisiones son tan importantes que no basta con la mitad más uno. Necesitan 2/3 de los votos presentes:

Reformar los estatutos
Disolver la organización
Vender o hipotecar los bienes de la organización
Fusionarse con otra organización
Cambiar el objeto social

El acta de la asamblea general

El secretario de la asamblea redacta el acta, que debe incluir:

Número de acta, fecha, hora, lugar
Número de miembros presentes (quórum)
Nombre del presidente y secretario de la asamblea
Resumen de cada punto del orden del día
Decisiones tomadas, con el resultado de cada votación
Lista de personas elegidas (si hubo elecciones)
Hora de clausura
Firmas del presidente y secretario de la asamblea