Manual de Procurement / Proveeduría

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Manual de Procurement / Proveeduría

Fundación CleantechHUB · Versión 1.0 — Actualizado a octubre de 2025 · NIT 901.523.941-9

1. Objetivo

Definir políticas, procedimientos y responsabilidades para la adquisición de bienes y servicios, garantizando eficiencia, transparencia, control presupuestal y cumplimiento normativo.

2. Alcance

Aplica a compras o contrataciones de bienes y servicios para la operación o ejecución de proyectos (materiales, equipos, software, consultorías, logística, proveedores externos, compras con recursos de cooperación). No aplica a contratación de personal/consultores individuales (ver Manual de Contratación).

3. Principios rectores

Transparencia · Eficiencia · Legalidad · Competitividad · Sostenibilidad · Integridad (evitar conflictos de interés).

4. Roles

Rol	Responsabilidad
Solicitante / Líder de Área	Identificar necesidad, justificar requerimiento.
Project Manager / Admin	Primer filtro y verificación de oferentes.
Comité Técnico de Evaluación	Evaluación técnica, recomendación de proveedor.
Líder de Tecnología / SST (Angélica Díaz)	Gobernanza, seguridad, confidencialidad.
Analista Financiero (Felipe Álvarez)	Disponibilidad presupuestal.
Representante Legal (Gideon Blaauw)	Aprobar y firmar contratos / órdenes de compra.
Contabilidad Externa (JV Soluciones)	Registrar la compra; retenciones e impuestos.

5. Flujo (8 fases)

Identificación de necesidad — F-CTH-PRO-001.
Publicación de oferta / solicitud de cotizaciones (TDR/RFQ) — mínimo 3 días hábiles — F-CTH-PRO-002.
Recepción y preselección — Matriz de comparación — F-CTH-PRO-003.
Evaluación técnica y selección: Técnica 40% · Económica 40% · Sostenibilidad/Cumplimiento 20% — F-CTH-PRO-004.
Verificación y aprobación — F-CTH-PRO-005.
Contratación / Orden de Compra — código CTH-PRO-[AÑO]-[N°] — F-CTH-PRO-006.
Recepción y verificación — Acta de Conformidad — F-CTH-PRO-007.
Registro contable y archivo — F-CTH-PRO-008.

6. Controles y seguridad

Documentos en Drive institucional / carpeta Procurement.
Prohibido contratar con familiares directos o empresas propias (conflicto de interés).
Toda compra mayor a USD 2,000 requiere mínimo tres cotizaciones (más estricto que el umbral de USD 10,000 del subacuerdo WRI §D.4 — se mantiene el control interno más exigente).
Toda contratación requiere aprobación del Representante Legal.
Facturas a nombre de Fundación CleantechHUB — NIT 901.523.941-9.

Representante Legal: Gideon Blaauw